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2025, más obligaciones de registro y control para los empresarios?

El año 2025 viene con nuevas obligaciones a sumar a las ya existentes, que hacen que los profesionales de hosteleria se deban convertir además en expertos en tecnología.

Obligaciones actuales y desconocidas:

  • Trazabilidad y conservación. Ley 11/2021.
  • La trazabilidad de facturas electrónicas es una obligación establecida por la Ley Antifraude 11/2021. Cumplir con los requisitos legales garantiza integridad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros. La trazabilidad facilita el control fiscal, justificación de gastos y proceso de recuperación del IVA.

    Resumen: El software tiene que estar certificado por el fabricante. EN VIGOR

  • Copias de seguridad R.D. 1720/2007 de protección de datos.

Obliga a realizar una copia externa de todos los datos de carácter personal, es decir, nombres de clientes, cif, direcciones, correos electrónicos o números de teléfono que se recogen para realizar facturas o reservas de mesas.

Resumen: El software tiene que hacer copias externas o remotas. EN VIGOR

  • Carta de alergenos. R.D. 126/2015 Ley de Información Alimentaria

La normativa permite distintas formas de comunicar la información sobre alérgenos: a través de etiquetas, carteles, menús impresos, comunicación verbal o registros electrónicos. Independientemente del método elegido, es esencial que la información sea clara y fácilmente accesible para el cliente.

Además, si se opta por comunicar de manera oral, debe existir un registro escrito o electrónico que esté disponible a solicitud del consumidor.

Resumen: El software tiene que mostrar alergenos al consumidor. EN VIGOR

  • Lista de precios. R.D. 3423/2002 Productos ofrecidos a consumidores

Recoge la obligatoriedad de indicar los precios de todos los productos ofrecidos a consumidores y usuarios. Lo hace de forma genérica ya que en materia de hostelería cada comunidad autónoma tiene la competencia para establecer la normativa competente. Los locales de hostelería pueden establecer libremente sus precios pudiendo ser modificados cuando consideren oportuno, aunque en algunos casos hay que notificarlo a la administración correspondiente.

Resumen: El software tiene que permitir visualizar la carta de precios. EN VIGOR

  • Registro horario R.D. Ley 8/2019 (4 años).

Actualmente la normativa obliga a llevar un registro horario de empleados, dejando a las empresas elegir el método más adecuado, en 2025, se elimina el papel, estando obligadas a adoptar un sistema digital de registro horario accesible tanto para los empleados como para la Inspección de Trabajo y los sindicatos, permitiendo así una supervisión remota y en tiempo real.

Resumen: El software tiene que permitir registro digital y supervisión remota.

  • VERI*FACTU Regulación (SIF) sistemas informáticos de facturación

Regula cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación (SIF) para asegurar el cumplimiento de los requisitos del artículo 29.2.j) LGT de forma que se garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

Existen dos modalidades de cumplimiento, igualmente válidas

VERI*FACTU, que exige que los registros informáticos de factura sean remitidos a la sede electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente

Las facturas producidas por este procedimiento serán facturas verificables, dado que podrán ser consultadas en la sede electrónica por el cliente para asegurarse de su calidad fiscal, utilizando para ello el QR incorporado a la factura.

NO VERI*FACTU, que no exige la remisión a Sede Electrónica de los registros de facturación, pero como contrapartida, exige requisitos adicionales de seguridad que incluyen la firma producida por el sistema emisor y la llevanza y conservación de un “Registro de Eventos” del sistema

En el caso de que la facturación se produzca de forma manual, por talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina, no le afectaría el RRSIF porque no utiliza NINGÚN sistema informático de facturación (SIF) para expedir sus facturas.

Por el contrario, si se utilizan hojas de cálculo o procesadores no se puede responder, sin tener conocimiento exacto del sistema, puesto que unos y otros disponen de utilidades de conservación y de procesamiento de datos lo cual los convertiría en Sistemas Informáticos de Facturación.

Resumen: El software tiene que permitir conexión con AEAT o la posibilidad de generar una huella digital que verifique que los registros son exactos.

  • VERI*FACTU Venta ONLINE, GLOVO,JUST-EST, …

La normativa VERI*FACTU es de obligado cumplimiento también para las ventas online o servicio a domicilio.

Actualmente es muy habitual no registrar estas ventas de nuevo en el software, utilizando los resúmenes o autofactura que genera el propio proveedor online para justificar el iva.

Con esta normativa, no serán validos estos resúmenes (fiscalmente ya no lo eran antes), pero el registro electrónico nos obligará a traspasar todas estas ventas online al software del local una a una.

Resumen: El software tiene que permitir importar las ventas online o de pedidos a domicilio, o integrarse con los mismos.